1. Tính pháp lý hóa đơn điện tử xác thực

Hóa đơn được phát hành:

- Có giá trị về mặt pháp lý như hóa đơn giấy;

- Được Bộ Tài Chính và Tổng cục thuế chấp nhận;

- Đáp ứng Đầy đủ luật giao dịch điện tử.

Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chính Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ: Quy định 03 hình thức phát hành hóa đơn:

Thông tư số 39/2014/TT-BTC ngày 31/03/2014 của Bộ Tài chính Hướng dẫn thi hành Nghị định số 51/2010/NĐCP-ngày 14/05/2010 của Chí Phủ quy định về hóa đơn bán hàng, cung ứng dịch vụ.

Thông tư 32/2011/TT- BTC hướng dẫn về khởi tạo phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

2. Một số lưu ý đối với khách hàng

a)       Lập hóa đơn

Khách hàng cần cung cấp thông tin địa chỉ thư điện tử của công ty để người bán sau khi lập hóa đơn điện tử có mã xác thực của cơ quan thuế có trách nhiệm gửi nội dung hóa đơn vào thư điện tử của công ty của người mua.

b)       Lưu trữ hóa đơn

Khách hàng sau khi mua hàng sẽ được bên bán gửi cho hóa đơn điện tử xác thực dưới dạng file .xml. Khách hàng không cần phải lưu trữ hóa đơn mà có thể tra cứu trên trang của Tổng cục Thuế khi cần. Nếu cẩn thận khách hàng có thể tải file hóa đơn được nén dưới dạng .zip về để lưu trữ. Trường hợp khách hàng vẫn cần hóa đơn bản giấy để bộ phận kế toán lưu trữ theo Luật Kế toán thì bên bán sẽ in một bản hóa đơn chuyển đổi từ hóa đơn điện tử xác thực đã được gửi dưới dạng file pdf.

c)       Kê khai và quyết toán thuế

Căn cứ vào các văn bản pháp quy của các cơ quan nhà nước về việc hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử:

- Giao dịch điện tử số 51/2005/QH11 được Quốc hội khóa XI thông qua ngày 29/11/2005 tại kỳ họp thứ 8, chính thức có hiệu lực từ ngày 01/03/2006.

- Nghị định số 51/2010/NĐ-CP ngày 14/05/2010 của Chính phủ quy định về hóa đơn bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ; Nghị định số 04/2014/NĐ-CP ngày 17/01/2014 sửa đổi bổ sung Nghị định số 51/2010/NĐ-CP nêu trên.

- Nghị định số 12/2015/NĐ-CP ngày 12/02/2015 về Quy định chi tiết thi hành Luật sửa đổi bổ sung một số điều của các Luật về thuế và sửa đổi, bổ sung một số điều của các nghị định về thuế.

- Thông tư 32/2011/TT-BTC ngày 14/03/2011 Hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử bán hàng hóa, cung ứng dịch vụ.

Và các Quyết định về việc triển khai thí điểm sử dụng hóa đơn điện tử có mã xác thực:

- Quyết định 1209/2015/QĐ-BTC ngày 23/06/2015 của Bộ Tài Chính

- Quyết định 1445/QĐ-TCT ngày 06/08/2015 của Tổng cục Thuế về việc hướng dẫn về khởi tạo, phát hành và sử dụng hóa đơn điện tử xác thực.

Hóa đơn điện tử xác thực có đầy đủ các căn cứ pháp lý theo quy định của Nhà nước, khách hàng được sử dụng hóa đơn này để hạch toán và kê khai thuế mà không gặp bất cứ trở ngại nào. Khi kê khai thuế, khách hàng (bên mua) thực hiện kê khai và quyết toán thuế như kê khai với hóa đơn giấy:

- Gửi bảng kê khai Thuế lên cơ quan thuế quản lý doanh nghiệp

- Cung cấp thông tin cho cơ quan thuế thông tin về hóa đơn điện tử xác thực khi có sai sót, nhầm lẫn trong bảng kê khai để cơ quan thuế kiểm tra

- Cơ quan Thuế có thể kiểm tra hóa đơn điện tử xác thực trên cơ sở dữ liệu của Tổng cục Thuế.

d)       Tra cứu hóa đơn

Sau khi xuất hóa điện tử xác thực doanh nghiệp hoặc khách hàng có thể tra cứu thông tin hóa đơn tại địa chỉ của cơ quan thuế https://laphoadon.gdt.gov.vn/xmhd/exploit

Khách hàng nhận được email hóa đơn điện tử xác thực, để tra cứu được hóa đơn điện tử trên trang tra cứu hóa đơn của Tổng cục Thuế, khách hàng thực hiện theo các bước sau:

- Mở email hóa đơn hóa đơn xác đã nhận được.

- Trong phần CHÚ Ý, kích chọn vào đường dẫn Xem hóa đơn trên hệ thống của cơ quan thuế

- Trình duyệt sẽ tự động hiện thị trang tra cứu, khách hàng nhập vào ô Mã kiểm tra chuỗi ký tự capcha ở trên.

- Nhấn nút Tra cứu thông tin hóa đơn sẽ hiển thị để bạn đối chiếu.

Ngoài ra, trong email mà khách hàng nhận được, có đính kèm đường dẫn Hướng dẫn tra cứu trên hệ thống của cơ quan thuế. Khách hàng kích vào đường dẫn trình duyệt sẽ mở hướng dẫn cách tra cứu chi tiết và cụ thể cho khách hàng.